Làm việc online hiệu quả với cách viết bản mô tả công việc này
Trong thời buổi phải làm việc online, chúng ta gặp phải rất nhiều vấn đề liên quan đến việc trao đổi thông tin. Việc truyền tải nội dung khi làm việc, học tập trực tuyến là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng việc cần làm. Đó là lý do tại sao tất cả chúng ta đều cần đến một văn bản mô tả cụ thể công việc.
Chỉ với 3 phút đọc bài viết này, bạn sẽ biết cách viết bản mô tả công việc từ A đến Z.
Bản mô tả công việc là gì?
Trước hết, bạn cần hiểu rõ bản mô tả công việc là gì? Nói một cách dễ hiểu, đây là một văn bản mà người giao việc sẽ trình bày những yêu cầu hoặc hướng dẫn chi tiết để người thực hiện công việc làm đúng. Do vậy, dù được trình bày như thế nào thì chức năng quan trọng nhất của bản mô tả công việc là đảm bảo sự thống nhất và ăn ý giữa các bộ phận trong tập thể.
Cách viết bản mô tả công việc chi tiết nhất
Các yếu tố cần có trong bản mô tả công việc
Vậy một bản mô tả như thế nào thì mới đáp ứng được yêu cầu trao đổi thông tin chính xác? Dưới đây là những yếu tố cơ bản nhất mà tất cả những ai khi mới bắt đầu viết bản mô tả cần phải biết.
- Về mặt nội dung: ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng là yêu cầu quan trọng nhất.
- Tuy vậy, cần đảm bảo thông tin được diễn đạt cụ thể, điển hình.
- Sử dụng thuật ngữ theo từng môi trường, đặc trưng văn hóa doanh nghiệp.
- Chỉ rõ sự phân công hợp lý giữa các vị trí trong bộ phận đang cùng thực hiện công việc này.
- Đảm bảo đối tượng liên quan (nhân viên, quản lý trực tiếp và các nhóm chức năng của nhân sự) cần được cập nhật thay đổi mới nhất của công việc.
Như vậy, nội dung của một bản mô tả hiệu quả nêu đúng và đủ các thông tin cơ bản sau:
- Tiêu đề cho công việc một cách ngắn gọn.
- Mô tả chi tiết yêu cầu công việc.
- Thời gian cần hoàn thành hoặc các mốc thời gian báo cáo kết quả.
- Phân công nhân sự: người trực tiếp thực hiện, người quản lý cấp liền kề và người cần giám sát/kiểm định hiệu quả công việc.
- Kết quả cần đạt được của công việc đang được giao.
Cách thức trình bày của bản mô tả cơ bản
Tùy theo tính chất công việc mà sẽ có những cách viết bản mô tả công việc khác nhau. Sự khác biệt rõ ràng nhất được thể hiện ở cách trình bày. Những cách phổ biến nhất để trình bày mô tả công việc có thể kể đến là trình bày theo văn bản thông thường và theo dạng bảng.
- Theo dạng văn bản thông thường:
Ưu điểm của hình thức này là dễ soạn thảo và có thể mô tả công việc một cách rất chi tiết. Nhưng khuyết điểm ở đây là các văn bản như này thường rất nhiều chữ, khiến người đọc khó nắm bắt hết những chi tiết quan trọng.
Hình thức trình bày này phù hợp với các công việc đơn giản, liên đới đến ít nhân sự. Một lời khuyên cho cách này là hãy sử dụng các loại gạch đầu dòng và phân loại theo ý lớn, ý nhỏ để người đọc dễ theo dõi. Thêm vào đó, đừng quên in đậm những thông tin quan trọng để chúng không bị bỏ sót nhé.
- Theo dạng bảng:
Bảng biểu là cách tuyệt vời để trình bày những công việc có tính chất gắn liền với thời gian như lịch trình sắp đến, báo cáo hàng ngày,… Ngoài ra các công việc cần phải liệt kê nhiều hoặc có nhiều yếu tố cần mô tả (như ngân sách dự kiến, danh sách khách mời,…) đều rất phù hợp với dạng mô tả theo bảng.
Khuyết điểm của hình thức này là giới hạn về không gian trình bày cũng như khó soạn thảo hơn.
Website giúp làm việc trực tuyến hiệu quả nhất
Giờ bạn đã hình dung được một bản mô tả công việc hiệu quả có nội dung và hình thức như thế nào. Và tiếp theo đây, Airclass gợi ý cho bạn những ứng dụng hoặc website hữu ích để phân công khi làm việc online.
- Các ứng dụng Google: Chỉ với Google bảng tính, Google tài liệu, Google drive và lịch của Google, tất cả dữ liệu của cả công ty hoặc nhóm của bạn sẽ được đồng bộ và cập nhật liên tục.
- ClickUp: Ứng dụng ClickUp là nền tảng phân công công việc và quản lý tài liệu hiệu quả mà hầu hết các công ty lớn đang sử dụng. Hạn chế lớn nhất của ứng dụng này là tất cả giao diện đều sử dụng tiếng Anh chứ không phải tiếng Việt.
- Zalo: Nếu ClickUp chưa thân thiện với người Việt thì Zalo chính là “cây nhà lá vườn”. Vốn là một ứng dụng mạng xã hội nhưng Zalo nổi tiếng với việc truyền file dung lượng lớn chỉ trong vài giây. Thêm vào đó, các chức năng hẹn lịch, giao việc giúp cho người dùng làm việc, trao đổi thông tin hiệu quả hơn rất nhiều.
Trên đây là cách viết bản mô tả công việc do Airclass tổng hợp. Airclass cung cấp trang web để tổ chức dạy và học trực tuyến với giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng và chi phí tối ưu nhất. Tham khảo thêm thông tin tại đây: https://airclass.io/
